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文章来源：https://www.bnext.com.tw/article/62894/remote-meeting-covid-19-may
发佈日期：2021.05.21 消息来源：数位时代 #远距办公

受到新冠肺炎影响，许多公司都开始实施在家工作来防疫，远距的视讯会议的需求大量增加。该怎么让远端的视讯会议开得顺利、有效？《经理人》整理出7大要点：

1. 开会提早10分钟，先搞定软硬体
大家一定都遇过开会时设备故障而导致耽误时间的窘境，远距会议比实体更仰赖科技，因此事先准备相当重要。建议与会者在会议开始前，先测试你的设备、熟悉操作方式，同时检查确保网路连线是否稳定、电脑电量是否充足，需要录影的话，记得检查硬碟容量够不够，也可以在会议开始前5-10分钟就与成员们连上线，提前排除技术问题。
此外，由于机器有时难以捉摸，最好再额外准备一个备案，像是备用的软体或网站。
至于要用什么工具来开会，没有一定的标准答案，只要与会的成员们达成共识就好，并且知道怎么使用就好。

2. 慎选会议参与者，不要太多人
视讯会议并不适合太多人参与，因此挑选与会的成员很重要，最好是与会议主题有直接相关的人，以2-10人开会最佳，才不会出现「冗员」。
开会的目的有很多，可能是集思广益、专案更新或是向上司匯报进度等等。不管是哪一种，在远距会议前都应该要事先好安排议程、时间以及目的，例如必须讨论的主题、必须完成的结果等等，并通知每一位与会者，让大家都可以先准备，不用浪费时间在会议中思考。
另外，许多公司可能会有例行性的周会或月会，在抗疫的非常时期，应该评估会议的必要性以及成果，并考虑减少次数、减少人数甚至取消。

3. 共享萤幕和简报，视觉化复杂数据
视讯会议最大的困难就是无法面对面，没办法看到实体资料或简报，准备一个可以共享的视窗就很重要，可以使用共享萤幕功能，展示你想讲的图表、数据或是内容，才不会让成员们摸不着头绪，进而影响专注程度。

4. 打理好外表和环境，太邋遢很扣分
若是跟重要的上司开会，千万别因为在家就穿着睡衣上场，简单干净的衣着最为恰当，也要稍微整理一下自己开会的空间，房间太乱或是周遭物品太多，容易让其他成员分心，也可能默默留下不好的印象。
尽量选在不会有噪音干扰的地方，如果周遭真的太吵（例如家中有幼儿），可以在自己不发言的时候先关掉麦克风，以免扰乱会议进行。

5. 事先订好发言规则，确保所有人都能参与
视讯会议无法实际看到对方，可能更容易会发生多人同时说话、某人偏题主题、会议时间超时等问题，可以制定一些规则并告知大家，例如发言前必须做出手势、规定每个人的发言长度或是时时提醒时间，这样可以避免混乱或是没效率的会议。
面对着电脑说话也很容易让人没有参与感，主持者在开始前可以先闲聊几句，并介绍每个人的职位及负责的部分，接下来说明流程，分配好纪录、提醒时间或决策等工作，可以的话，分配每个人必须要发言的主题或项目，至少一项为佳（可于会议前就先通知），让大家都有参与感，也可以事先准备更能够专心。

6. 一心多用超明显，最好保持专注
由于视讯会议跟在公司会议室的环境很不同，多了许多外界的干扰，让自己保持专注相当重要，千万不要在开会的同时偷偷看影片、聊天、读文章或是收email，甚至也不应该边开会边吃饭或滑手机，若是会议的时间比较长，可以适时休息个5-10分钟。
当轮到你发言时，应该看着镜头说话，不要看着萤幕上的其他人，这样会看起来很奇怪，而别人发言时，也应该尽量专注，事实上，当所有人的脸都挤在同一个萤幕时，你若是看向别的地方或做其他事，大家都是看得到的。

7. 确保有结论与成果，会后持续盯进度
真正有效的会议应该要有明确的结果或是进展，因此在开会时，大家偏题或没有讨论真正重要的事时，主持者可以适时提醒，让会议保持适当的效率，并领导大家在正确的轨道上，完成本次会议的目的。若是团队的成员们并不习惯开视讯会议，可以在结束后询问大家的意见，并讨论是否有可以改善的地方，让之后的会议可以进行得更顺利。
别忘了在会后将纪录寄给大家，让团队成员都知道会议的结论、目标和期望，主持者或是主管也要记得在会后持续检查大家的进度，才能让远距职场继续保持运作。
远距会议最大的挑战就是让每个人都保持参与和专注，但只要掌握以上几个要点，就能让会议更简单、更有效率，也能一起度过这个艰难的非常时期。

同时阅读：远距办公后你都直接躺床吗？72%上班族都曾这么做，小心对身心灵都有害！
2021.05.20 数位时代
https://www.bnext.com.tw/article/62891/covid-19-work-from-bed

臺湾新冠肺炎（COVID-19）疫情急遽升温，许多人开始在家工作。其中有些人，会把笔电、手机拿到床上，开始一天的上班行程。把「床」当成「办公桌」来使用，看起来很舒服、惬意，但负面影响其实不少。
2020年美国一份调查指出，在家工作的上班族中，高达72％的人曾在床上办公；10%的人表示自己几乎大部分的上班时间都待在床上；这情形尤其发生在年轻工作者上，英国18～34岁的工作者比起年长的工作者更爱床上办公，社群媒体上甚至掀起#Workfrombed的热潮，民众纷纷上传自己穿睡衣、床上工作的照片，床铺销量甚至因此大增。

「床上办公」成为风潮！对身体、心灵有何影响？
「床上办公」看似轻松、美好的工作方式，实则有健康隐忧，可能伤害你的身体和心理健康，短期内或许不明显，长期下来却不应轻忽。

1.姿势不正，影响颈、背、臀部健康
床的软度对于颈椎、嵴椎及臀部而言，不具备足够的支撑力，容易造成驼背等姿势不良问题，让人容易肌肉痠痛。这些坏处对于年轻人来说似乎是小事，动一动就没事了，但长久下去，可能造成背部僵直、关节发炎，甚至是颈神经根病变，影响颈部的活动范围，形成惯性不适。

2. 恐引发常态失眠、降低注意力
躺在床上工作除了影响身体，也影响心理健康！床是发明来放松、休息的地方，如果常在床上用电脑、玩手机、打电动，久而久之大脑会记住并学习「这是一个可以活动」的地方，对于所谓的「睡眠卫生」并不是件好事。
如果大脑开始认知床上不只能睡眠、放松，而是可以做很多工作的地方，它就会提高警觉度，让你很难放松下来，你很可能因此开始失眠。不即刻改善，可能从偶发性失眠演变为常态失眠。睡不好，便很难集中精神，工作效率将大大下降。
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习惯影响你一辈子！如何矫正在床上工作的问题？
如果你受限于家中配备不足，好比小资套房中可能没有像样的书桌、办公椅，建议仍须尽量仿造出坐在办公椅上的感受。
举例来说，你可以放一块抱枕在下背给予足够支撑，让嵴椎维持正常形状；也可放垫子在膝上，让笔电维持在眼球水平高度，保持正常视野，并避免颈部前倾。当然，最好的方式还是花一点钱投资，买张高度舒适的桌子、椅子，打造一个理想的办公环境。
虽然真的有人经常躺在床上工作，且没感到什么大问题，但长久来看，谁知道呢？这种由生活习惯累积的问题，很少是即刻爆发的，建议还是别冒险，乖乖改善不良的工作姿势，好好迎接神清气爽的工作日吧！