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文章来源：https://e-info.org.tw/node/217933
印出来的文件又忘了拿？列印控管助你战胜金鱼脑
发佈日期：2019/05/16 消息来源：环境资讯中心
环境资讯中心记者 吴宜静报导
「啊......不小心把黑白印成彩色了」、「什么！我是不是金鱼脑？忘记设定双面列印......」印表机是办公族的良伴，却常常白忙一场？目前有印表机业者推出列印控管服务，减少资源无端浪费；透过行为改变与科技辅助，帮助办公族不再轻易失手。
蔡伦可能没有想过会有这么一天......
办公室人生使用印表机是常有的事，有时候除了忘记设定双面列印或黑白列印之外，也常发生印错重印、一闪神就忘了拿走文件或者被同事不小心拿走，不是得要花时间寻找文件，就是得再重新印一次，不但浪费纸张也浪费时间。因为误印、滥印所造成的资源浪费，恐怕也造成企业不小的行政负担和支出。
制纸是耗能、高污染的产业，一般纸浆的漂白剂主成份是氯，使用后产生的戴奥辛是致癌的剧毒。进了废纸篓的纸张，不但意味森林和水资源被浪费，也意味着环境污染；印表机做白工，则代表电力和墨水/碳粉被白白浪费。想要改善列印设备所衍生的问题，就得设法了解印表机的工作状况，并探查使用者的列印行为。此时，就是科技帮得上忙的时候了。
各家印表机业者推出列印控管服务，协助使用者节省资源和成本。图：参考Epson官方网站。
「导入列印控管的重点是希望可以找到『列印孤儿』。」
许多组织应用「列印控管」服务，透过读卡机、帐号密码执行列印前后端的管理。今年刚导入列印控管系统的新北市土城区顶埔国小1校长华志仁接受採访表示，校园中多人共用一台印表机，机器因为无法做工作排序，常会发生拿错或是多印等状况。「导入列印控管的重点是希望可以找到『列印孤儿』。」校方认为，导入列印控管系统就能有效避免这些问题。
校长华志仁也发现，事务机器摆在公共区域，一执行列印可能就是几百页，操作错误没人发现、机器坏掉也没有人处理。此外，传统机器需购买或储值影印卡，卡片遗失也不容易找回，且经常有影印卡互相借用的状况。因为使用者数量众多，每个月列印量大约也有2万5000张至3万张，因此列印设备的管理便成了檯面上的课题。
透过公开招标，顶埔国小採购五台A3、五台A4喷墨印表机以及对应的列印控管服务。校方表示，在公开招标的评选项目中，首要考量是节电的效率，第二是设备有没有取得环保标章，第三则是设备能否透过列印控管机制，节省不必要的滥印和错印。「学校在过去和传统影印机厂商合作多年，採购的都是雷射印表机，他们的报价不见得比较贵，单张列印的价格相差不多。但因为传统厂商没有办法在节能和列印控管上提供比较好的服务，我们最终还是选择导入新一点的作法。」
列印管理结合组织人事系统，让文件不再流浪
顶埔国小导入Epson列印控管系统，将刷卡验证和学校的识别系统互相整合。教职员在个人数位装置下达列印的指令之后，到任何一台有连线的列印设备刷识别证，就可以把文件列印出来。「以往通常是机器直接把文件列印出来，现在则是使用者过卡，印表机才会执行列印。这使得行政流程变得更加简单，资讯安全也是使用这个服务的好处之一，可以确保自己印的东西不会被别人看到或是拿走。」流程的改善，等同是把找文件的时间、印错重印的费用一併省下。
顶埔国小导入列印控管服务，减少列印资源和成本浪费。图：吴宜静摄
你我可能都曾有这样的经验：列印指令送出的瞬间，才发现选错档案或是文件还需要再修改，但印表机已经把文件印出来，丝毫没有机会挽救这无心之过。
在列印控管系统之下，设计「刷卡」和「再确认」的两道机制：到印表机过卡，勾选要列印的档案之后，文件才会真的列印出来。不但提供了失误补救的机会，也让使用者可以在印表机前再次确认文件是不是真的需要印出，如果决定不印出纸本，还可以选择删除列印指令，适时减少列印量。同时，资料若需做纸本电子化，则可搭配使用「扫瞄并传送给我」功能，将文件的电子档直接送进信箱。
透过「刷卡」和「再确认」的两道机制，能够减少误印和浪费。制图：李权恩。
列印控管看前又看后，确保列印资源不浪费
印前管理：依据工作特性，预设列印设定
市面上的列印控管服务，通常会提供列印前和列印后的管理服务。在「印前管理」部分，业者提供的服务大多是透过帐号登入、识别，锁定使用者的列印额度/数量、绑定列印设定权限等功能。「印后管理」部分，则是透过报表瞭解特定期间内的使用状况，例如：列印张数、黑白或彩色、单面或双面总印量等资讯，协助组织减少因为个人误印、滥印而造成的浪费，进一步在列印支出成本和资讯安全获得预期的成效。
以顶埔国小为例，列印权限划分的逻辑是依据教职员不同的工作特性，安装不同的列印驱动程式。在列印数量上，为了让老师在教学上没有后顾之忧，教学用途的列印预设无限量使用。在列印设定上，列印控管系统可以将不同部门设定成不同的群组，再依照职务需求预设各自的输出模式。例如：导师和教职员群组预设双面黑白列印；行政处室则开放彩色列印权限，并允许修改预设的双面设定。
印后管理：人在印，系统在看
「以前大概只能依据用掉多少纸，回推我们印了多少张。每个月厂商来结帐的时候，才会知道张数和价格，通常我们也只能採用厂商提供的数字，对方报多少我们就付多少，无从验证张数是否属实，也无从验证列印的细节，例如是谁印的？哪个时间印的？印了什么？」透过列印控管服务，可以产出个人列印的清单，即时掌握列印设备与耗材使用的状况。
顶埔国小校方目前先将管理报表交由总务处定期监控，待执行一年后，再观察导入Epson列印管理前后差异，检视公器私用或误印的状况是否因此减少。
使用者可透过印后管理瞭解特定期间内的使用状况。图：参考Epson官方网站。
列印管理和回收废纸都是辅助，行为改变才是真的
从机器採购、墨水/碳粉等耗材、纸张採买、电力消耗、修缮等财务成本，乃至因流程不顺畅而衍生的时间成本、工作效率不彰等等无形成本……浪费列印资源，也意味着电力、森林资源与水资源等天然资源的浪费，而废纸又将导致固体废弃物的增加。列印这件事情所消耗的成本，远远比想像还来得高。
尽管列印管理可以减轻一定程度的浪费，但却不能避免各种人为上的失误，因此，重要的还是「人」的观念和行为的改变然资源的浪费，站在印表机前先想想：是不真的有需要印出？是不是扫描电子档即可？排版方式对于节省纸张有没有帮助？档案选对了吗？是不是记得设定黑白双面列印？可否採用多页列印？有没有可能採购电子商管系统，实践无纸化办公室？
改变列印设备的使用习惯，才能让列印管理发挥最大效益。
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